W lutym 2024 r. dział zakupów w Lengerich wprowadził nową koncepcję obłożenia biur i tym samym zyskał nową przestrzeń. Dostępnych jest teraz mniej indywidualnych stanowisk pracy ale więcej miejsca do team worku. Marietta Wiesinger i Philipp Reiplinger wyjaśniają, jak program działa, jego korzyści i dlaczego upcykling odegrał ważną rolę.

Desksharing to: 

• opcja dobrowolna: praca mobilna czyli udział w Desksharing
• kto nie bierze udziału – ten pracuje przy swoim biurku
• pięć stałych miejsc pracy 
• jedenaście miejsc Desksharing dla piętnastu pracowników 
• rezerwacja przez Desk.ly online. Tam również dostępny opis wyposażenia
• na drugim piętrze dostępne miejsca pracy Desksharing. Parter to miejsca stale
• wprowadzenie nowych zasad (czystość, okres rezerwacji, rezygnacja itp.) 
• nowa organizacja dostarczania poczty (indywidualne skrzynki na listy)
• stworzenie nowych miejsc na pozostawione rzeczy osobiste 

Dlaczego zmieniliście dotychczasowy przydział stanowisk do pracy i pomieszczeń?
Philipp Reiplinger : Od czasu pandemii nie wszystkie stanowiska pracy w budynku są zajęte gdyż istnieje opcja pracy mobilnej. Jednocześnie mamy ogromną potrzeba powrotu do bezpośredniego dialogu z naszymi klientami i współpracownikami. Brakowało nam ku temu odpowiedniej przestrzeni. Musieliśmy zatem wykazać się kreatywnością.

Jak dziś wygląda przydział miejsc biurowych?
Philipp Reiplinger : Przede wszystkim stworzyliśmy dobrowolną ofertę. W przyszłości pracownicy, którzy pracują mobilnie, automatycznie wezmą udział w desksharingu. I odwrotnie, niektórzy pracownicy zachowają swoje stałe stanowisko pracy, jeśli sobie tego życzą. Obecnie mamy pięć stałych stanowisk pracy i jedno stałe stanowisko dla stażysty. Dla 15 pracowników, którzy uczestniczą we współdzieleniu biurek, pozostaje jedenaście stanowisk. Maksymalizuje to elastyczność pracowników działu zakupów.  #pierwszorzednosc #zaufanie #szacunek 

Jak przygotowywaliście cały proces?
Marietta Wiesinger : Pierwszym krokiem było posprzątanie. Z biur musiało zniknąć wszystko, co zbędne i analogowe. Dzięki istniejącym licencjom na oprogramowanie do rezerwacji desk.ly mogliśmy sprawić, że biurka można rezerwować. Każde biurko ma kod QR, a pracownicy mogą  dokonać, zmienić rezerwację lub anulować biurko online.

Gdzie możemy znaleźć miejsca desksharingu?
Marietta Wiesinger : Obecnie na całym pierwszym piętrze mamy tylko stanowiska do współdzielenia biurek. Stałe stanowiska pracy znajdują się głównie na parterze.

Co jeszcze zmieniliście?
Marietta Wiesinger : Musieliśmy dostosować i rozszerzyć nasze "zasady biurowe". Na przykład zasady dotyczące rezerwacji lub pozostawiania stanowisk pracy w czystości. Nadal pracujemy nad dobrowolnym katalogiem kar dla naszych koleżanek i kolegów ? #aktywna kultura uczenia się

A gdzie pracownicy zostawiają osobiste przedmioty?
Marietta Wiesinger : To również musieliśmy przeorganizować. Odnowiliśmy jeden pokój, wykorzystując meble, które nie były już potrzebne. Stara wysoka szafka na dokumenty służy teraz jako skrzynka pocztowa i szafka na buty. Stary regał służy nam jako półka na paczki i miejsce do przechowywania. Jedynymi nowo zakupionymi przedmiotami były mała zamykana metalowa szafka i garderoba na ubrania. Pozwoliło nam to utrzymać koszty poniżej 500 euro. #efektywność #zrównoważony rozwój

Co zmieniło się w dziale zakupów?
Philipp Reiplinger : Przede wszystkim reorganizacja dała nam więcej przestrzeni. Mamy teraz wewnętrzną salę konferencyjną, która służy również jako wspólny pokój i miejsce do przechowywania prywatnych przedmiotów. Mamy też stację roboczą bez możliwości rezerwacji, którą możemy spontanicznie udostępnić.
Marietta Wiesinger: Stacje robocze z możliwością rezerwacji są w dużej mierze umeblowane w ten sam sposób. Na biurku nie ma żadnych osobistych przedmiotów i wszystko ma swoje miejsce. Konsekwentne korzystanie z XPhone ułatwia ciągłą zmianę stanowisk pracy

Wasze podsumowanie?
Marietta Wiesinger : W tej chwili wciąż testujemy i uczymy się, jak radzić sobie ze współdzieleniem biurek. Ale już teraz projekt działa bardzo dobrze! Potrzeba czasu na zapoznanie się z nowymi procesami, takimi jak rezerwacja stanowiska pracy lub przechowywanie rzeczy osobistych w szafce, aby stały się rutyną.

A co dalej?
Philipp Reiplinger : Byłbym zachwycony, gdyby w przyszłości inne działy dołączyły do współdzielenia biurek za pośrednictwem desk.ly. Wtedy mielibyśmy również możliwość korzystania ze stacji roboczych poza działem zakupów. Jestem przekonany, że wszyscy na tym skorzystamy, jeśli menedżer kategorii z działu zakupów zarezerwuje biurko w dziale technicznym lub pracownik działu sprzedaży zarezerwuje biurko w dziale zakupów. Być może ten wywiad zainspiruje innych do pójścia w nasze ślady. Zapraszam do kontaktu! #proaktywność